Kebijakan Privasi Aplikasi Mobile KEYSOFT ERP

Aplikasi ini digunakan oleh staff dari perusahaan klien Keysoft. Seluruh data bisnis, termasuk data customer dan isi percakapan, adalah milik perusahaan klien sebagai pengendali data (data controller). Keysoft bertindak sebagai pemroses data (data processor) dan hanya memproses data untuk menjalankan layanan sesuai perjanjian dengan klien.

• Data akun staff: nama, alamat email, dan nomor HP, untuk login dan identifikasi akun.
• Pesan dan lampiran: isi pesan serta lampiran berupa foto, dokumen, dan audio yang dikirim atau diterima melalui Live Chat WhatsApp, termasuk nama dan nomor telepon customer yang berkomunikasi.
• Lokasi: hanya dikumpulkan saat Anda secara aktif membagikan lokasi dalam live chat. Kami tidak melacak lokasi di latar belakang.
• Device identifier: pengenal perangkat untuk mengirimkan push notification.

Aplikasi hanya meminta izin berikut saat Anda menggunakan fitur yang membutuhkannya: kamera (mengambil foto langsung), galeri dan penyimpanan file (memilih foto, PDF, atau dokumen lain sebagai lampiran), serta lokasi/GPS (membagikan lokasi di live chat). Aplikasi tidak mengakses mikrofon. Izin dapat dicabut kapan saja melalui pengaturan perangkat.

Data hanya digunakan untuk:

• Mengautentikasi dan mengelola akun staff.
• Menjalankan fitur Live Chat WhatsApp, termasuk mengirim, menerima, dan menyimpan riwayat percakapan.
• Mengelola data customer sebagai bagian dari layanan CRM.
• Mengirimkan notifikasi terkait pesan dan aktivitas di aplikasi.
• Menjaga keamanan dan meningkatkan kualitas layanan.

Data tidak digunakan untuk iklan dan tidak diperjualbelikan.

Kami hanya membagikan data jika diperlukan kepada pihak ketiga terpercaya, seperti:

• Penyedia infrastruktur cloud (misalnya BytePlus VPS)
• Layanan komunikasi (misalnya WhatsApp Business API oleh Meta)
• Layanan push notification (Firebase Cloud Messaging oleh Google)
• Layanan pembayaran atau integrasi lain sesuai kebutuhan klien

Integrasi WhatsApp API: fitur Live Chat menggunakan WhatsApp Business API dari Meta Platforms, Inc. Nama, nomor telepon, isi pesan, dan lampiran customer diproses oleh Meta untuk mengirim dan menerima pesan, serta tunduk pada kebijakan privasi WhatsApp. Data ini hanya digunakan untuk keperluan komunikasi, tidak untuk iklan, dan tidak diperjualbelikan.

Kami memastikan pihak ketiga tersebut memiliki standar keamanan dan perlindungan data yang setara dengan kebijakan ini. Sebagian penyedia, seperti Meta, dapat memproses data di server di luar Indonesia; transfer ini dilakukan sesuai UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Data juga dapat diungkapkan jika diwajibkan oleh hukum. Kami tidak menjual atau menyalahgunakan data pengguna.

Infrastruktur: data disimpan pada server VPS yang dikelola oleh BytePlus atau pada lingkungan yang diminta oleh klien.

Arsitektur multi-tenant: data setiap klien dipisahkan, dengan database terpisah untuk masing-masing klien. Klien juga dapat meminta database khusus (dedicated).

Keamanan: kami menerapkan langkah-langkah berikut:

• Enkripsi data sensitif (misalnya password)
• Pembatasan akses berbasis peran (role-based access)
• Komunikasi aman melalui HTTPS
• Monitoring dan pencatatan aktivitas sistem

Jika terjadi kegagalan pelindungan data, kami akan memberi tahu klien sesuai ketentuan peraturan yang berlaku. Meski demikian, tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko.

• Data disimpan selama akun klien aktif dan sesuai perjanjian kerja sama.
• Setelah kerja sama berakhir, data dihapus atau dikembalikan kepada klien sesuai kesepakatan.
• Lokasi yang Anda bagikan tersimpan sebagai bagian dari riwayat percakapan.
• Device identifier tidak lagi digunakan setelah Anda logout atau akun dihapus.

Penghapusan akun: Akun staff dibuat dan dikelola oleh admin perusahaan Anda, sehingga tidak dapat dibuat atau dihapus sendiri melalui aplikasi. Penghapusan akun dapat diajukan melalui admin perusahaan Anda atau melalui email ke support@keysoft.co.id. Setelah akun dihapus, data akun pribadi Anda (nama, email, dan nomor HP) dihapus dari sistem. Riwayat percakapan dengan customer merupakan data milik perusahaan klien dan dikelola sesuai kebijakan retensi klien. Sebagian data dapat disimpan lebih lama jika diwajibkan oleh hukum.

Sesuai UU Pelindungan Data Pribadi, Anda berhak untuk:

• Mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda.
• Memperbaiki data yang tidak akurat.
• Meminta penghapusan data atau akun.
• Menarik persetujuan, misalnya mencabut izin lokasi atau notifikasi melalui pengaturan perangkat.

Permintaan terkait data bisnis diproses melalui perusahaan klien sebagai pengendali data, dan kami akan membantu klien memenuhinya. Permintaan terkait akun Anda juga dapat diajukan langsung kepada kami.

Kami dapat memperbarui kebijakan ini dari waktu ke waktu. Perubahan akan diinformasikan melalui halaman ini dengan tanggal pembaruan terbaru.

Jika Anda memiliki pertanyaan terkait Kebijakan Privasi ini, silakan hubungi kami:

• Email: support@keysoft.co.id
• Website: https://keysoft.co.id/